Perusahaan sering kali memerlukan acara untuk mendukung tujuan bisnis mereka, seperti meningkatkan brand awareness, mempererat hubungan dengan klien, meningkatkan semangat karyawan, hingga merayakan pencapaian tertentu. Namun, menyelenggarakan acara perusahaan bukan perkara mudah karena membutuhkan perencanaan detail, koordinasi banyak pihak, dan eksekusi profesional agar hasilnya maksimal. Di sinilah Jasa Corporate Event hadir untuk membantu perusahaan dari tahap perencanaan hingga pelaksanaan dengan lebih efisien dan terukur.
Langkah Awal: Konsultasi dan Identifikasi Kebutuhan
Tahapan pertama dalam cara kerja jasa corporate event adalah melakukan konsultasi dengan klien untuk memahami tujuan utama acara yang akan diselenggarakan. Apakah acara ini untuk peluncuran produk baru, gathering tahunan, awarding night, atau gala dinner untuk klien penting. Pada tahap ini, penyedia jasa akan mengajukan berbagai pertanyaan seperti jumlah tamu undangan, lokasi yang diinginkan, tema acara, serta alokasi anggaran yang tersedia agar dapat merumuskan konsep acara yang sesuai.
Contohnya, jika perusahaan ingin mengadakan employee gathering untuk meningkatkan semangat kerja, jasa corporate event akan menawarkan konsep acara yang menyenangkan dan mengikat emosional karyawan, seperti outbound, gala dinner dengan entertainment, atau fun games dengan hadiah menarik.
Pembuatan Konsep dan Proposal Acara
Setelah mendapatkan kebutuhan dan tujuan acara, jasa corporate event akan menyusun konsep acara secara rinci dan membuat proposal yang berisi rundown, tema acara, desain visual panggung, dekorasi, hingga opsi vendor untuk kebutuhan sound system, multimedia, hingga catering. Proposal ini akan menjadi panduan dan bahan diskusi untuk memastikan rencana acara sesuai harapan klien.
Dalam pembuatan konsep ini, penyedia jasa juga akan memberikan masukan terkait tren acara perusahaan terkini, seperti penggunaan LED backdrop, photobooth interaktif, atau sistem registrasi digital untuk efisiensi dan kesan profesional pada acara.
Perencanaan Detail dan Penyusunan Timeline
Setelah konsep disetujui, jasa corporate event akan menyusun timeline kerja secara detail. Timeline ini meliputi pembagian tugas tim, jadwal meeting dengan vendor, koordinasi teknis, persiapan materi acara, produksi konten, hingga simulasi acara sebelum hari pelaksanaan. Perencanaan detail ini menjadi fondasi untuk meminimalkan risiko dan memastikan semua aspek berjalan sesuai jadwal.
Misalnya, dua minggu sebelum acara, akan dilakukan pengecekan lokasi dan teknis sound system, lighting, serta layout venue. Seminggu sebelum acara dilakukan simulasi MC dan pengisi acara, serta memastikan semua materi presentasi telah siap untuk ditampilkan pada hari H.
Koordinasi dengan Vendor dan Pihak Terkait
Pelaksanaan corporate event melibatkan banyak vendor seperti penyedia panggung, multimedia, catering, dekorasi, hingga jasa keamanan. Jasa corporate event akan menjadi koordinator utama untuk berkomunikasi dengan semua vendor agar mereka bekerja sesuai alur acara dan standar yang telah ditetapkan. Dengan demikian, klien tidak perlu repot berkomunikasi dengan banyak vendor karena semua sudah di-handle oleh penyedia jasa event.
Dalam tahap ini, akan dilakukan technical meeting bersama vendor untuk memastikan bahwa semua detail seperti jumlah kursi, layout meja VIP, titik instalasi listrik, dan backup sistem telah sesuai rencana, sehingga pelaksanaan acara dapat berjalan tanpa hambatan teknis.
Pelaksanaan Acara di Hari H
Hari pelaksanaan adalah puncak kerja keras tim jasa corporate event. Mereka akan tiba lebih awal untuk melakukan instalasi peralatan, pengecekan sound dan lighting, penataan dekorasi, serta melakukan simulasi acara bersama MC dan pengisi acara. Tim event juga akan mengatur alur kedatangan tamu undangan, registrasi, dan jalannya acara agar sesuai rundown.
Contoh detailnya, jika acara mulai pukul 09.00, tim event biasanya sudah tiba pukul 05.00 untuk setup, melakukan sound check, dan mempersiapkan display materi agar ketika tamu datang, semua sudah berjalan rapi dan profesional. Mereka juga akan memantau jalannya acara, mengatur transisi antar segmen, dan mengatasi hambatan teknis yang mungkin terjadi dengan cepat agar acara tetap berjalan mulus.
Evaluasi dan Laporan Pasca Acara
Setelah acara selesai, jasa corporate event akan melakukan evaluasi internal dan eksternal bersama klien. Tim akan memberikan laporan mengenai jalannya acara, jumlah kehadiran tamu, dokumentasi foto dan video, serta catatan hal-hal yang bisa ditingkatkan untuk acara berikutnya. Evaluasi ini penting untuk membantu perusahaan dalam menganalisis ROI acara, melihat efektivitas event dalam mencapai tujuan, serta sebagai bahan pertimbangan untuk pengembangan acara di masa mendatang.
Contoh evaluasi bisa meliputi feedback tamu undangan mengenai kesan terhadap acara, kecepatan registrasi, kepuasan terhadap makanan, serta efektivitas materi yang disampaikan selama acara berlangsung. Semua ini akan menjadi insight berharga bagi perusahaan Anda.
Keuntungan Menggunakan Jasa Corporate Event
Menggunakan jasa corporate event bukan hanya mempermudah perusahaan dalam penyelenggaraan acara, tetapi juga membantu Anda dalam menghemat waktu, tenaga, dan anggaran karena semua telah diatur dengan sistematis dan profesional. Anda dapat fokus pada konten dan tujuan acara, sementara teknis dan operasional ditangani oleh tim ahli. Acara perusahaan juga akan terlihat lebih profesional, rapi, dan berkesan sehingga tujuan branding dan engagement dapat tercapai.
Selain itu, jasa corporate event biasanya memiliki jaringan vendor luas yang dapat membantu Anda mendapatkan harga lebih kompetitif, ide kreatif untuk acara, serta penanganan risiko yang cepat jika terjadi kendala teknis di lapangan.
Contoh Event yang Bisa Dibantu Jasa Corporate Event
Berikut beberapa contoh acara yang dapat ditangani oleh jasa corporate event untuk perusahaan Anda:
- Gala dinner dan awarding night untuk karyawan atau klien
- Product launching dengan konsep menarik
- Seminar dan workshop perusahaan
- Employee gathering dan family gathering
- Perayaan ulang tahun perusahaan (anniversary)
- Training dan leadership camp untuk pengembangan karyawan
Dengan dukungan jasa event yang tepat, acara seperti di atas dapat berjalan dengan lancar, profesional, dan memberikan dampak positif bagi branding dan pengembangan relasi bisnis perusahaan Anda.
Tips Memilih Jasa Corporate Event yang Tepat
Agar acara perusahaan Anda sukses, pastikan memilih jasa corporate event yang memiliki pengalaman menangani berbagai jenis acara perusahaan, memiliki portfolio jelas, dan menyediakan layanan dari perencanaan hingga eksekusi. Pastikan mereka memiliki tim profesional dengan sistem kerja yang terstruktur serta dapat memberikan fleksibilitas dalam menyesuaikan konsep dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Anda juga bisa meminta testimoni atau referensi klien sebelumnya untuk memastikan reputasi dan kualitas layanan dari penyedia jasa event tersebut.
Kesimpulan
Menjalankan acara perusahaan bukan hanya sekadar mengadakan pertemuan, tetapi menjadi bagian penting dalam strategi branding dan penguatan hubungan internal maupun eksternal perusahaan. Dengan menggunakan jasa corporate event, Anda dapat memastikan setiap tahap acara dari perencanaan hingga pelaksanaan berjalan dengan terstruktur, terukur, dan profesional, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai dengan optimal.
Tertarik Mengadakan Acara Perusahaan? Percayakan pada Prisma Multimedia
Jika Anda ingin mengadakan acara perusahaan yang profesional dan berkesan, Prisma Multimedia siap membantu Anda dari tahap perencanaan, koordinasi vendor, hingga pelaksanaan acara dengan detail dan presisi. Dengan pengalaman menangani berbagai corporate event, kami siap membantu Anda menciptakan acara yang sesuai dengan branding dan tujuan bisnis Anda dengan harga yang kompetitif.
Hubungi Prisma Multimedia sekarang dan wujudkan acara perusahaan Anda menjadi momen berkesan yang mendukung pertumbuhan bisnis Anda.